Vorlagen
Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage für Einzug und Auszug
Stand: · Rechtslage Deutschland
Bei der Übergabe einer Wohnung entscheidet sich oft, ob es später Streit um die Kaution gibt. Ein gemeinsam unterschriebenes Protokoll hält fest, in welchem Zustand die Räume waren, welche Zählerstände galten und wie viele Schlüssel übergeben wurden. Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, aber es ist das wichtigste Beweismittel für beide Seiten.
Das Wichtigste in Kürze
- Protokoll beim Einzug und beim Auszug anfertigen, am besten mit derselben Vorlage.
- Mängel genau beschreiben: Ort, Größe, Art. „Gebrauchsspuren“ allein hilft niemandem.
- Fotos mit Datum machen und im Protokoll vermerken.
- Nur unterschreiben, was stimmt. Abweichende Meinungen ins Protokoll schreiben.
- Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren schon sechs Monate nach Rückgabe (§ 548 BGB).
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Wohnungsübergabeprotokoll
Vermieter
Mieter
Wohnung und Termin
Zustand der Räume
| Raum | Wände / Decken | Boden | Fenster / Türen | Mängel, Schäden (genau beschreiben) |
|---|---|---|---|---|
| Flur | ||||
| Wohnzimmer | ||||
| Schlafzimmer | ||||
| Kinderzimmer | ||||
| Küche | ||||
| Bad / WC | ||||
| Balkon / Terrasse | ||||
| Keller / Abstellraum | ||||
Zählerstände
| Zähler | Zählernummer | Stand |
|---|---|---|
| Strom | ||
| Gas | ||
| Wasser kalt | ||
| Wasser warm | ||
| Heizung (Wärmemengenzähler / Heizkostenverteiler) |
Schlüssel
| Art | Anzahl | Schlüssel-Nr. / Bemerkung |
|---|---|---|
| Haustür | ||
| Wohnungstür | ||
| Briefkasten | ||
| Keller / Garage |
Vereinbarungen
Beide Seiten bestätigen, dass das Protokoll den Zustand der Wohnung zum oben genannten Zeitpunkt wiedergibt, soweit er bei der gemeinsamen Besichtigung erkennbar war. Jede Seite erhält ein Exemplar.
Mustervorlage. Das Protokoll dokumentiert den Zustand; es begründet keine neuen Pflichten, die im Mietvertrag nicht wirksam vereinbart sind.
Warum das Protokoll so wichtig ist
Streiten Mieter und Vermieter nach dem Auszug über einen Schaden, kommt es darauf an, ob er schon beim Einzug da war. Ohne Protokoll steht oft Aussage gegen Aussage. Ein Einzugsprotokoll schützt den Mieter davor, für Schäden des Vormieters aufkommen zu müssen. Ein Auszugsprotokoll schützt den Vermieter, weil es Schäden dokumentiert, die der Mieter verursacht hat.
Das Protokoll hat aber Grenzen. Es kann keine Pflichten schaffen, die im Mietvertrag nicht wirksam vereinbart sind. Wer beim Auszug unterschreibt, dass er „die Wohnung renovieren wird“, sollte vorher prüfen, ob er dazu überhaupt verpflichtet ist.
So läuft die Übergabe ab
- Termin bei Tageslicht vereinbaren. Bei Dunkelheit übersieht man Kratzer und Flecken. Planen Sie je nach Größe eine halbe bis eine Stunde ein.
- Raum für Raum vorgehen. Wände und Decken, Boden, Fenster und Türen, Heizkörper, Steckdosen, Sanitär. Tragen Sie jeden Mangel in die Tabelle ein, auch Kleinigkeiten.
- Fotos machen. Übersichtsbild jedes Raums und Nahaufnahmen der Mängel, gegebenenfalls mit einem Maßstab. Vermerken Sie im Protokoll, dass Fotos angefertigt wurden.
- Zähler ablesen. Strom, Gas, Wasser und Heizung mit Zählernummer und Stand. Fotografieren Sie die Zähler. Den Stromzähler müssen Sie zusätzlich Ihrem Stromanbieter melden.
- Schlüssel zählen. Jede Schlüsselart einzeln eintragen. Fehlende Schlüssel sind ein häufiger Streitpunkt, weil der Vermieter bei Schließanlagen unter Umständen den Austausch verlangen kann.
- Unterschreiben und Kopie mitnehmen. Beide Seiten unterschreiben, jede Seite erhält ein Exemplar. Sind Sie mit einer Eintragung nicht einverstanden, schreiben Sie das daneben.
Schönheitsreparaturen: oft nicht geschuldet
Gesetzlich muss der Vermieter die Wohnung instand halten, also auch renovieren (§ 535 Abs. 1 BGB). Viele Mietverträge übertragen die Schönheitsreparaturen per Formularklausel auf den Mieter. Solche Klauseln sind aber in zahlreichen Fällen unwirksam. Dann muss der Mieter weder während der Mietzeit noch beim Auszug renovieren. Zwei Grundsatzentscheidungen des Bundesgerichtshofs sind besonders wichtig:
- Starre Fristen: Eine Formularklausel, nach der Küche und Bad nach festen Jahren „mindestens aber“ renoviert werden müssen, unabhängig vom tatsächlichen Zustand, ist unwirksam (BGH, Urteil vom 23.06.2004, VIII ZR 361/03).
- Unrenoviert übergebene Wohnung: Wurde die Wohnung unrenoviert oder renovierungsbedürftig übergeben und erhielt der Mieter keinen angemessenen Ausgleich, ist die formularmäßige Übertragung der Schönheitsreparaturen unwirksam (BGH, Urteil vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14). Am selben Tag erklärte der BGH auch sogenannte Quotenabgeltungsklauseln für unwirksam (VIII ZR 242/13).
Beim zweiten Punkt muss der Mieter beweisen, dass die Wohnung beim Einzug unrenoviert war. Genau dafür ist das Einzugsprotokoll wertvoll. Notieren Sie beim Einzug deshalb auch Bohrlöcher, vergilbte Wände und abgenutzte Böden. Ob Ihre konkrete Klausel wirksam ist, kann ein Mieterverein oder ein Anwalt prüfen.
Normale Abnutzung ist kein Schaden. Für Veränderungen und Verschlechterungen, die durch vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, muss der Mieter nicht einstehen (§ 538 BGB). Leichte Laufspuren auf dem Boden oder Abdrücke von Möbeln gehören dazu. Tragen Sie solche Punkte trotzdem ein, aber als „übliche Gebrauchsspuren“.
Kaution: wann der Vermieter zahlen muss
Die Mietkaution darf höchstens drei Monatsmieten ohne Betriebskostenvorauszahlungen betragen und muss vom Vermögen des Vermieters getrennt angelegt werden (§ 551 BGB). Eine feste gesetzliche Frist für die Rückzahlung gibt es nicht. Der Vermieter hat nach dem Auszug eine angemessene Frist, um zu prüfen, ob er noch Ansprüche hat. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass diese Frist je nach Umständen auch länger als sechs Monate sein kann und dass der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten darf, wenn aus einer noch ausstehenden Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung zu erwarten ist (Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05).
Ein Auszugsprotokoll ohne Mängel beschleunigt die Abrechnung, weil dann außer den Betriebskosten kaum etwas zu prüfen ist. Geben Sie dem Vermieter Ihre neue Anschrift und Ihre Kontoverbindung schriftlich.
Häufige Fragen
Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht. Ohne Protokoll ist es aber im Streitfall schwer zu beweisen, in welchem Zustand die Wohnung übergeben wurde.
Muss ich das Protokoll unterschreiben?
Nein. Sie sollten aber nur unterschreiben, was zutrifft. Sind Sie mit einzelnen Punkten nicht einverstanden, vermerken Sie das im Protokoll und unterschreiben mit diesem Vorbehalt.
Kann der Vermieter nach der Unterschrift noch weitere Mängel geltend machen?
Mängel, die bei der gemeinsamen Besichtigung erkennbar waren und nicht eingetragen wurden, lassen sich später nur schwer nachschieben. Für versteckte Mängel gilt das nicht. Ersatzansprüche des Vermieters verjähren sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung.
Muss ich beim Auszug streichen?
Nur wenn der Mietvertrag Sie wirksam dazu verpflichtet. Klauseln mit starren Fristen oder die Übertragung der Schönheitsreparaturen bei unrenoviert übergebener Wohnung ohne Ausgleich sind nach der Rechtsprechung des BGH unwirksam.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution behalten?
So lange, wie er für eine angemessene Prüfung braucht. Eine feste Frist steht nicht im Gesetz. Wegen einer zu erwartenden Betriebskostennachzahlung darf er einen angemessenen Teil auch länger zurückhalten.
Kann ich mich bei der Übergabe vertreten lassen?
Ja, mit einer schriftlichen Vollmacht. Tragen Sie den Vertreter im Protokoll ein.
Weitere Hilfe beim Umzug: Wohnung kündigen, Mietschuldenfreiheitsbescheinigung und, falls schon während der Mietzeit Mängel auftreten, Mietminderung.
Rechtsgrundlagen: §§ 535, 538, 548, 551 BGB; BGH, Urteil vom 23.06.2004, VIII ZR 361/03; BGH, Urteile vom 18.03.2015, VIII ZR 185/14 und VIII ZR 242/13; BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05.
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